Mit der Orientierung an Kalenderwochen lassen sich Aufgaben flexibel, aber zielorientiert planen. Kein Wunder, dass viele Unternehmen ihre Dienstleistungen heute anhand dieses Maßstabes planen. Richtig angewandt kann die Kalenderwochenplanung dem Unternehmen und den Kunden praktische Vorteile bieten. Das sind die Pluspunkte und auf diese Dinge sollte man achten.
Warum ist eine Wochenplanung generell relevant?
Ohne einen Tageskalender mit punktgenauen Terminen geht es nicht. Die Termine und Treffen, die sich darin finden, bilden nur einen geringen Teil der Arbeit ab. In vielen Fällen kommt es entscheidend auf die Vorarbeit an, die bis zu einem solchen Kundentermin geleistet wird. Und wie die genau vorankommt, lässt sich selten mit Sicherheit vorhersagen.
Ein großer Rahmen wie eine Quartalsplanung ist andererseits zu vage. Viele Betriebe wählen aus gutem Grund die Wocheneinheit, um die laufenden Aufgaben effizient zu planen und die Arbeit zu steuern.
Diese Vorteile schätzen Unternehmen an der Kalenderwochenplanung
In einer solchen Kalenderwochenplanung werden pro Arbeitswoche Aufgaben festgehalten und priorisiert. Anschließend werden diese je nach Wichtigkeit im Verlauf der Woche abgearbeitet. In der Praxis bringt dieses Vorgehen zwei wichtige Vorteile:
Sobald sich in der Woche etwas ändert oder eine Person ausfällt, kann man erstens deutlich flexibler umplanen. Wo der Ausfall sich auf einen Tag beschränkt, geht es oftmals ohne größere Veränderungen.
Der zweite Vorteil ist mehr Handlungsfähigkeit für die einzelnen Beschäftigten. Die Priorisierung der Aufgaben anhand von Relevanz und Aufwand der Arbeit gibt ihnen einen Anhaltspunkt für eine Arbeitswoche, deren Tage sie dann flexibler gestalten können. Große Aufgaben erfordern ruhige Zeiten mit viel Konzentration. Im Alltag können mit der Kalenderwochenplanung leichter kurze Arbeitsphasen eingebaut werden, in denen kleine Aufgaben schnell erledigt werden.
Feste Tagestermine sind zwar nach wie vor gesetzt. Ansonsten können Beschäftigte ihre Zeit auf eine Art strukturieren, mit der sie selbst am effizientesten arbeiten können. Diese Freiheit ist nicht unwichtig. Ähnlich wie beim Lernen funktionieren beim Zeitmanagement nicht bei jedem Menschen die gleichen Methoden.
Ein dritter Vorteil macht sich auf der Führungsebene bemerkbar. Das ist ein grundlegender Perspektivwechsel. Viele Manager sehen, dass man mit einer Tagesplanung in vielen Fällen schlicht auf die Probleme reagiert, die während der laufenden Woche auftauchen. Man reagiert auf das Tagesgeschäft und lässt sich von diesem treiben.
Mit einer Wochenplanung bekommt man einen anderen Fokus. Man setzt Anfang der Woche selbst bewusst die eigenen Prioritäten. Das stärkt Menschen in ihrer Rolle als aktive Entscheider.
So steigert Kalenderwochenplanung effizientes Arbeiten
Eine professionelle Kalenderwochenplanung kann außerdem eine effizientere Planung ermöglichen. Sie sollte Termine und Aufgaben, die sich jede Woche wiederholen, gut abbilden. Das stärkt Routinen und spart Zeit auf der Anbieter- und auf der Kundenseite.
Mit den richtigen Tools lässt sich die Wochenplanung schön visualisieren. In Projektmanagement-Software und Plattformen wie zum Beispiel Slack, Mattermost, Microsoft Teams und Stackfield können Aufgaben automatisiert nach Zuständigkeiten verteilt werden. So bekommt jeder vom System nur das, was für ihn relevant ist, und erhält bei Bedarf zum richtigen Zeitpunkt eine Erinnerung.
Viele der Planungstools visualisieren die erledigten Aufgaben. Wo über kleine Gamification-Elemente angezeigt wird, was man alles schon geschafft hat, kann das sehr motivierend wirken. Mit einer Wochenverlaufsplanung funktioniert das deutlich besser als mit einer Tagesplanung.
Typische Anwendungsfälle und Vorteile für die Kundenbeziehung
Typische Anwendungsfälle der Kalenderwochenplanung finden sich heute in allen Bereichen, die sich um Coaching und Beratung oder Trainings- und Betreuungsdienstleistungen drehen.
Auch im sensiblen Bereich der persönlichen Dienstleistungen wie z.B. im Escort wird gern mit der Kalenderwoche gearbeitet, da sich die Dienstleisterinnen nach der Zeitplanung der Kunden richten (z.B. Messeplanung bei Escort Leipzig), welche wiederum häufig die Kalenderwoche ihren Planungen zugrunde legen.
Mit dem Wochenüberblick behält man neben den kleinen Terminen die Dinge im Blick, die man für den Kunden vorbereiten muss. Und man kann längere gemeinsame Lernprozesse effizient gestalten.
Die meisten Dienstleister arbeiten als Ergänzung mit einem Kundenbeziehungsmanagement oder einer Akte, in der sie die Anliegen und die Entwicklung eines Kunden professionell begleiten. Bei der Wochenplanung kann neben dem einzelnen Termin und den Aufgaben besprochen werden, wo man mit welchem Kunden steht.
Auch an der Stelle bringt die Kalenderwochenplanung die Nutzer in die Rolle der aktiven und langfristigen Planung.
Zwei Ebenen: strategische Planung und operative Umsetzung
Neben einer solchen strategischen Planung sollten Routineaufgaben nicht vergessen werden. Es geht also um einen Wechsel. Einmal zoomt man mit der Wochenplanung aus dem Alltag heraus. Auf der anderen Seite plant man die operative Umsetzung mit genauen Terminen und exakten Uhrzeiten.
Eine professionelle Wochenplanung hat diese zwei Ebenen im Blick. Wer Plattformen für eine effiziente Teamarbeit nutzt, kann den Gesamtprozess gut steuern und dabei überwachen, ob in Unternehmen und ihren Projekten wirklich alle Teilbereiche gut vorankommen.
Allerdings sollte man eine komplexe Wochenplanung in großen Teams nie allein einer digitalen Systemlösung überlassen. Wie bei jeder Planung ist ein menschliches Auge an dieser Stelle entscheidend. Es muss eine Führungskraft oder einen Verantwortlichen in einer Arbeitsgruppe geben, der darauf achtet, wie alles vorankommt.
Bei Verzögerungen oder Problemen kann man dann darauf reagieren und so umplanen, dass man am Ende der Woche mit einem Erfolgsergebnis ins Wochenende gehen kann.
